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随着香港和内地联系的日益紧密，港人到内地探亲、定居、领养子女或结婚的数量随之增多，此外，大量的港商到内地从事投资、经商活动，然而内地有关部门及人士无法了解香港当事人的真实情况，如香港居民到内地登记结婚，此时国内的民政部门有必要了解该居民在香港的婚姻状况；港商在内地进行商业活动或投资，对外贸易经济合作部门等有关单位亦有需要对香港公司有若干的了解，如公司的商业登记纪录，董事或股东数据，财务状况等等。
 
在这样的背景下，香港的中国委托公证人以其法律专业及丰富经验为香港居民、企业到内地进行民事、商业活动所提交的文件中涉及发生在香港的法律行为、有法律意义的事实和文书提供一个证明的渠道。
现就办理到内地使用的公证文书的常见问题作答，希望能有助阁下对其了解：
 
问：中国委托公证人出具的公证书在何种情况适用？适用于什么地方？
答：委托公证人的业务范围是证明发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书。证明的使用范围在内地。
 
问：与国内公证处出具的公证书有何区别？
答：在内地，公证是指国家公证机关根据当事人的申请，依法证明法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性。公证处是国家公证机关，公证有别于私人证明，公证书是公证机关代表国家出具的证明文件。公证员是国家公务员，公证员不得同时以律师身份办理公证业务，公证员受《公证程序规则》及《中华人民共和国公证法》及其它有关规定的约束。法律规定公证员享有审查的权利，当公证员认为当事人提供的证据材料不完备或有疑点的，有权向有关单位、证人调查索取有关证明材料，并到现场作实地调查、勘验，甚至从有关单位摘抄档案或其它书面证据材料作为参考，因此由内地公证员办理的公证文书多数以“证明”的形式出具。
在香港，内地使用的证明文书是由中国委托公证人根据当事人的申请，依法证明发生在香港地区的法律行为、有法律意义的文书和事实的真实性、合法性。委托公证人受司法部委托，以个人名义为港人办理证明文书，除了证明内容是当事人真实意思的表示外，也有责任根据《委托公证人办理公证文书规则(试行)》的规定，审查当事人提供材料的真实性和合法性。惟委托公证人进行调查取证时，并未享有特别的调查权，只能在香港法律许可的范围内向有关部门进行核实，审查。因此委托公证人办理的证明文书多数以当事人根据香港宣誓条例作出“声明”的形式出具。
   
问：中国委托公证人需具备怎么样的条件？
答：中国委托公证人必须具有香港认可律师资格及执业十年以上的资深律师，掌握内地有关法律、法规和办证规则,由中国司法部集中组织有关的业务培训，经考试、考核合格后委任。
 
问：公司资料证明书所需附件？
答：公司资料证明书的所需附件有：公司注册证书确认本或复印本、公司周年申报表、及秘书、董事资料更改通知书（如有）确认本或复印本、公司之商业登记证书复印本。
 
问：申请收养的公证文书需要些什么附件？
答：申请收养的公证文书所需附件有：声明人的身份证件、回乡证、收养子女申请表正本、保证书正本、夫妇收养的,提供结婚证书复印本.单身收养的,提供香港婚姻登记处出具的无婚姻记录证明书正本,或离婚证明书复印本,或配偶死亡证明书复印本、声明人职业及经济收入证明书正本或复印本、医院或注册医师出具的声明人身体健康检查证明书正本或复印本
 
问：继承遗产声明书需要些什么附件？
答：继承遗产声明书所需附件有：声明人的身份证件复印本、房产证、土地使用证 、被继承人死亡证明书复印本、如属遗嘱继承,需附被继承人的遗嘱复印本。
 
问：申请同内地人士结婚声明书需要些什么附件？
答：申请同内地人士结婚声明书的所需附件有：声明人的身份证件复印本、回乡证、香港婚姻登记处出具的无婚姻记录证明书正本。(如当事人曾离婚, 则需另外提交离婚证及民事判决书)
 
问：公司授权委托书需要些什么附件？
答：公司授权委托书的所需附件有：公司注册证书确认本或复印本、公司周年申报表、及秘书、董事资料更该通知书（如右）确认本或复印本、公司商业登记证书确认本或复印本、公司董事会决议或董事会决议摘录确认本或复印本 (签署委托书的授权代表之身份证明)
 
问：香港有限公司成立不足一年未能提供周年申报表，如何处理？
答：由于成立后的香港公司不足一年是不会有周年申报表的，这样我们需要客人提供《首任秘书及董事通知书及出任董事或候补董事职位同意书》、《秘书及董事更改通知书（委任/离任）》、《注册办事处座落地点通知书》。
  
问：夫妻相方在收养国内儿童时办理离婚手续，应如何办理收养声明？
答：应在夫妻相方办理好离婚手续后，再办理收养声明。由于在收养声明中需要填写是否有配偶一栏。若当时人在收养过程中被核准离婚，即与原件不符，将影响该收养声明书的效力。
 
问：在放弃继承声明书中，所有的放弃继承人都需要在上面签署？
答：所有的放弃继承人都需要在放弃继承声明书上签署。凡与该被继承人有亲属关系的继承人或放弃继承人都需要附上亲属证明。
 
问：同一公证文书可以用于办理多项事情吗？
答：同一公证文书是不可以办理多项事务的。委托公证人办理公证文书应遵循一事一证原则，不同的公证事项应分别出具公证文书，不得随意合并。